Gửi mail quảng cáo là hoạt động diễn ra hằng ngày đối với các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Để tối đa hóa hiệu quả nhiều công ty chọn cách sử dụng tính năng gửi mail hàng loạt bằng Outlook. Tính năng này có điều gì thú vị? Cách cài đặt như thế nào? Cùng mình tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé.

Vì sao bạn nên sử dụng tính năng gửi mail hàng loạt bằng Outlook

Outlook là một phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý thông tin cá nhân. Ứng dụng có thể quản lý một số tiện ích như: Email, lịch, trình duyệt web,… Gửi thư mail hàng loạt bằng outlook là tính năng tích hợp hoạt động của mail và outlook. Giúp người dùng gửi thư tự động cho khách hàng và quản lý lượng mail gửi đi hàng ngày.

Tính năng gửi mail tự động qua outlook thật sự cần thiết trong trường hợp lượng mail gửi đi quá lớn. Mang đến một số lợi ích như:

• Thao tác soạn thảo email đơn giản dễ thực hiện do được đồng bộ với outlook.
• Mail được gửi đi đồng loạt, nhanh chóng tới đúng địa chỉ đã được cài đặt từ trước giúp người dùng tiết kiệm thời gian.
• Số lượng mail có thể gửi đi hàng ngày lớn (tối đa khoảng 300 thư).

Hướng dẫn cách gửi thư điện tử đồng loạt bằng outlook

Gửi thư hàng loạt qua outlook là một cầu nối quan trọng giữa khách hàng và doanh nghiệp. Nhờ những bức thư điện tử này khách hàng có thể biết được sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Từ đó dễ dàng cân nhắc và dưa ra quyết định trải nghiệm.

Một số điều cần chú ý khi gửi mail bằng outlook

Để việc gửi mail hàng loạt qua outlook được diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ bạn cần chuẩn bị trước một số điều sau:

• Có thông tin tài khoản mail của những gười cần gửi thư.
• Tài khoản Outlook đã được cài đặt nhận/ gửi thư một cách bình thường.
• Xác định rõ hình thức trình bày, nội dung thư.
• Kiểm tra kĩ lại nội dung thư và tên người nhận xem có sai sót gì không trước khi hoàn tất bước gửi thư.

Cách gửi hàng loạt mail qua tài khoản Outlook

Tính năng gửi mail qua tài khoản outlook thật sự cần thiết đối với người kinh doanh, doanh nghiệp. Để cài đặt tính năng này bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn vào mục Contact và chọn tài khoản người dùng bạn muốn gửi thư. Sau đó bạn bấm vào tab Home trên thanh công cụ và chọn Mail Merge (góc phải màn hình).

Bước 2: Bảng cài đặt Mail Merge Contact xuất hiện, bạn đánh dấu tick vào ô Only selected contacts. Ở mục Merge Options, bạn chọn Form Letters từ Document type, Email từ Merge to. Sau đó bạn nhập chủ đề thư vào ô Message subject line và nhấn OK.

Bước 3: Sau khi bạn nhấn OK một cửa sổ Word mới sẽ được mở. Word được đặt tự động ở tab Mailings, bạn bấm chọn mục Greeting Line.

Bước 4: Hộp thoại Insert Greeting Line xuất hiện, bạn điều chỉnh lời chào phần đầu bức thư ở mục Greeting line Format. Sau khi cài đặt xong bạn có thể xem lại ở phần Preview phía dưới và bấm OK.

Bước 5: Lúc này câu Greeting Line (lời chào)sẽ được chèn vào phần soạn thảo Word. Bạn bấm Enter để xuống hàng bắt đầu nhập nội dung thu cần gửi.

Bước 6: Sau khi hoàn thành bức thư bạn bấm vào tab Mailings chọn Finish & Merge rồi chọn tiếp Send Email Messages.

Bước 7: Bảng chọn Merge to – Email xuất hiện, bạn bấm vào ô ok để xác nhận gửi thư qua email cho các tài khoản đã chọn ở bước 1.

Bước 8: Chờ trong giây lát, thư sẽ đồng loạt được gửi đi. Bạn có thể vào mục Sent Items để kiểm tra nội dung thư đã gửi đi cho từng người riêng lẻ.

Như vậy mình đã hoàn thành việc hướng dẫn gửi mail hàng loạt qua outlook cho các bạn. Tính năng này thật sự hữu ích đối với hoạt động marketing và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Hãy thử cài đặt và trải nghiệm thực tế những điều tuyệt vời tiện ích này mang đến nhé.